PEDOMAN DASAR ADMINISTRASI IKATAN KELUARGA MAHASISWA BIDIKMISI UNIVERSITAS HASANUDDIN
BAB I PENDAHULUAN
Pedoman dasar administrasi Ikatan Keluarga Mahasiswa Bidikmisi Universitas Hasanuddin (IKAB Unhas) merupakan acuan kerja kepengurusan IKAB Unhas secara administratif baik secara internal maupun eksternal.
BAB II ADMINISTASI
Adapun administrasi yang dimaksud adalah Administrasi persuratan, Administrasi kesekretariatan, dan administrasi keuangan.
A. Administrasi Persuratan
1. Pengertian Surat
Surat adalah alat komunikasi secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain.
2. Jenis-jenis Surat
a. Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang meminta agar yang bersangkutan hadir pada waktu, tempat, dan acara yang ditentukan.
b. Surat mandat merupakan surat pemindahan kekuasaan/ jabatan sementara kepada pihak lain dalam hal ini pengurus inti.
c. Surat Rekomendasi merupakan Surat yang berisi tentang perekomendasian anggota IKAB Unhas untuk sesuatu hal.
d. Surat peminjaman merupakan surat yang berisi tentang peminjaman yang dibuat untuk keperluan IKAB Unhas.
e. Surat peringatan merupakan surat yang dikeluarkan oleh ketua umum kepada pengurus yang melakukan pelanggaran terhadap konstitusi ataupun aturan yang berlaku di IKAB Unhas.
f. Surat Permohonan merupakan surat yang berisi tentang permohonan yang memuat keperluan IKAB Unhas.
g. Surat pernyataan merupakan surat yang berisi tentang penegasan sikap lembaga yang diperuntukkan untuk pemberhentian, pemindahan atau pengangkatan jabatan dalam kepengurusan IKAB Unhas
h. Surat ketetapan merupakan surat yang dibuat untuk menetapkan keputusan dalam persidangan yang bersifat mengikat.
i. Surat penghargaan merupakan surat yang di keluarkan sebagai bentuk aparesiasi kepada seseorang atau lembaga yang terdiri dari sertifikat atau piagam
3. Unsur-unsur Surat
a. Kop Surat dicetak di tengah bagian atas yang memuat :
1) Gambar lambang Unhas
2) Gambar lambang IKAB Unhas
3) Kepanjangan dari IKAB Unhas
Nama organisasi berada pada bagian paling atas dari kop surat.
4) Alamat IKAB Unhas :
a) Alamat kesekertariatan IKAB Unhas memuat: wilayah kota dan kode pos, alamat dicetak di bawah nama organisasi.
b) Kontak ditulis dibawah alamat IKAB Unhas dan e-mail IKAB Unhas merupakan e-mail resmi yang digunakan untuk menerima atau mengirim data agar lebih terpusat.
5) Seluruh huruf yang digunakan untuk mengetik kop surat menggunakan jenis huruf “TIMES NEW ROMAN” dan berwarna hitam. Nama organisasi menggunakan huruf capital, ukuran 12 dicetak tebal. Alamat IKAB Unhas ukuran 9.
6) Pada bagian surat untuk kepanitiaan ditambahkan “Panitia Pelaksana dan Nama Kegiatan” dan diletakkan pada bagian atas nama organisasi dengan ketentuan penulisan yang sama dengan
penulisan nama organisasi.
(kop surat)
b. Isi Surat
Isi surat adalah hal-hal yang berada antara kop surat dan
tandatangan yang diatur lebih lanjut dalam format surat. A. Nomor, lampiran, dan perihal
a. Nomor surat adalah nomor urut pada buku agenda surat keluar beserta kode- kode yang telah ditetapkan untuk itu,
b. Nomor surat ditulis secara berurutan berdasarkan perihal.
c. Nomor surat terdiri dari enam kolom yang dipisah oleh garis miring yaitu nomor surat, kode surat, nama kegiatan dan nama organisasi yang disingkat, serta bulan dengan memakai angka romawi, dan tahun menggunakan angka Arab.
d. Lampiran diisi jika memang ada lampiran yang disertakan bersama surat tersebut sebagai tambahan penjelasan.
e. Jumlah lampiran ditulis dengan angka Arab.
f. Perihal ditulis isi atau pokok persoalan yang dimaksud dan ditebalkan (bold).
B. Tanggal, alamat, dan tujuan surat
a. Tanggal ditulis lengkap beserta bulan dan tahun, dengan didahului nama daerah dikeluarkannya surat. Tanggal ditulis disebelah kanan bawah setelah ucapan salam penutup.
b. Alamat dan tujuan surat ditulis secara lengkap dan diletakkan disebelah kiri dibawah perihal.
C. Kalimat pembuka dan penutup surat
a. Setiap surat dibuka dengan kalimat “Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh” yang dimiringkan (italic) berada dibawah alamat tujuan surat sejajar dengan perihal.
b. Setiap alinea rata kiri kanan
c. Setiap surat ditutup dengan kalimat “Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh” yang dimiringkan (italic). Ditambahkan slogan “Menggapai Asa, Mengisi dan Menghiasi Indonesia Cemerlang”.
d. Penulisan nama penandatanganan menggunakan huruf kapital
diawal kata, diberi garis bawah dan dicantumkan jabatan serta ditebalkan.
e. Menggunakan jenis huruf “TIMES NEW ROMAN” ukuran 12
spasi 1,5 dalam setiap penulisan.
4. Kode Surat
a. Kode A : surat internal organisasi ( Surat Rekomendasi, Surat
Peringatan, Surat Mandat, Surat Ketetapan ).
b. Kode B : surat eksternal organisasi (Surat Peminjaman, Surat Undangan, Surat Permohonan, Surat Penghargaan).
5. Format Surat
a. Format surat penghargaan
Surat penghargaan memuat :
1) Gambar lambang Unhas
2) Gambar lambang IKAB Unhas
3) Gambar lambang Kegiatan ( jika ada )
4) Gambar lambang sponsor, media partner, maupun lembaga lain yang turut mendukung kegiatan ( jika ada )
5) Tulisan “Sertifikat” atau “ Piagam Penghargaan” (merupakan perihal)
6) Nomor surat
7) Nama penerima
8) Status penerima ( peserta, pemateri, moderator, dll )
9) Nama kegiatan
10) Tema kegiatan ( jika ada )
11) Tempat dan tanggal kegiatan
12) Yang bertanda tangan
b. Format surat undangan, surat peminjaman dan surat permohonan
KOP SURAT Nomor :
Lampiran :
Perihal : (contoh)
Kepada Yth.
……………………..
Di –
Tempat
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………
……………………………………………………….
Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
“Menggapai Asa, Mengisi dan Menghiasi Indonesia Cemerlang”
Tempat, tanggal bulan Tahun
Menyetujui, Pengurus Harian
Ikatan Keluarga Mahasiswa Bidikmisi Universitas Hasanuddin Periode ….
Nama Nama
Ketua Umum Sekretaris Umum
Keterangan :
A. Untuk surat peminjaman jika barang/alat yang dipinjam melebihi satu diberi lampiran daftar barang-barang yang ingin dipinjam.
B. Untuk surat permohonan sk kepanitiaan, dilampirkan susunan kepanitiaan. C. Untuk surat permohonan rekomendasi kegiatan dan surat
permohonan dana dilampirkan satu bundel proposal kegiatan.
c. Format surat rekomendasi
KOP SURAT SURAT REKOMENDASI
Nomor : Lampiran :
Perihal : (contoh)
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………... Demikian surat rekomendasi ini kami buat, mohon kiranya ditindak lanjuti dan di-
pergunakan sebagaimana mestinya.
Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
“Menggapai Asa, Mengisi dan Menghiasi Indonesia Cemerlang”
Tempat, Tanggal bulan tahun
Menyetuui, Pengurus Harian
Ikatan Keluarga Mahasiswa Bidikmisi
Universitas Hasanuddin
Periode ….
Tembusan :
1.
2.
Nama
Ketua Umum
d. Format surat mandat
Nomor : Lampiran :
Perihal : (contoh)
KOP SURAT SURAT MANDAT
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Sehubungan dengan……………………. , maka saya
Nama : NIM : Jabatan :
Memberikan mandat kepada saudara/i : Nama :
NIM : Jabatan :
Untuk sementara menjabat sebagai…………..terhitung mulai tanggal …. sampai…. Demikian surat mandat ini kami buat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,.
“Menggapai Asa, Mengisi dan Menghiasi Indonesia Cemerlang”
Tempat, Tanggal bulan tahun
Menyetuui, Pengurus Harian
Ikatan Keluarga Mahasiswa Bidikmisi Universitas Hasanuddin Periode ….
Tembusan :
1.
Nama
Ketua Umum
e. Format surat peringatan
Nomor : Lampiran :
Perihal : (contoh)
KOP SURAT
SURAT PERINGATAN
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Sehubungan dengan hasil rapat pengurus harian Ikatan Keluarga Mahasiswa Bidikmisi Universitas Hasanuddin (IKAB Unhas), tanggal….. saudara/i yang tercantum namanya di bawah ini : Nama :……………..
Bidang :……………..
Jabatan :…………….
Kami beritahukan kepada saudara/i agar aktif dan berperan serta dalam kepengurusan IKAB Unhas, jika tidak aktif , maka kami akan memberikan sanksi tegas ataupun pemberhentian secara tidak hormat kepada saudara/i.
Demikianlah surat peringatan ini kami buat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya
Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
“Menggapai Asa, Mengisi dan Menghiasi Indonesia Cemerlang”
Menyetujui, Pengurus Harian
Ikatan Keluarga Mahasiswa Bidikmisi Universitas Hasanuddin Periode ….
Nama
Ketua Umun
Tempat, Tanggal bulan tahun
Tembusan:
1.
f. Format surat pernyataan
Nomor : Lampiran :
Perihal : (contoh)
KOP SURAT SURAT PERNYATAAN
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Sehubungan dengan hasil rapat pengurus harian Ikatan Keluarga Mahasiswa Bidikmisi Universitas
Hasanuddin (IKAB Unhas) tanggal….. saudara/i yang tercantum namanya di bawah ini :
Nama :…………….. Bidang :…………….. Jabatan :…………….
Kami beritahukan kepada saudara/i bahwa anda ………………………………………….
Demikianlah surat pernyataan ini kami buat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya
Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
“Menggapai Asa, Mengisi dan Menghiasi Indonesia Cemerlang”
Tembusan:
1.
Menyetujui, Pengurus Harian
Ikatan Keluarga Mahasiswa Bidikmisi
Universitas Hasanuddin
Periode ….
Nama
Ketua Umun
Tempat, Tanggal bulan tahun
g. Format surat ketetapan
KOP SURAT SURAT KETETAPAN
Nomor : ……
Tentang
………………………………………………….
Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa ………………… Ikatan Keluarga Mahasiswa Bidikmisi
Universitas Hasanuddin, setelah :
Menimbang : Bahwa demi kelancaran roda organisasi Ikatan Keluarga Mahasiswa Bidikmisi Universitas
Hasanuddin maka dipandang perlu untuk menetapkan …………………………..
Mengingat : 1. AD dan ART MUBES …. IKAB UNHAS
2. GBHKO MUBES …. IKAB UNHAS
3. PDA MUBES …. IKAB UNHAS
4. KODE ETIK MUBES …. IKAB UNHAS
Memperhatikan : Saran dan usul ……………….
Memutuskan
Menetapkan : …………………………….
Ketetapan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan tidak akan di tinjau kembali kecuali terdapat kekeliruan didalamnya.
Ditetapkan di :…………….. Pada Tanggal : …………..... Pukul : …………….
Presidium Sidang ……
……………………
Tahun
Nama Nama Nama
Presidium II Presidium I Presidium III
6. Penyimpanan Surat
a. Setiap surat keluar dan masuk setelah diagendakan harus di arsipkan b. Surat keluar disimpan dalam satu bundle
c. Surat masuk disimpan dalam satu bundle
B. Administrasi Kesekretariatan
1. Pengertian
Administrasi kesekretariatan IKAB Unhas adalah keseluruhan proses penyelenggaraan aktivitas kesekretariatan IKAB Unhas yang berfungsi sebagai tempat dan pusat aktivitas organisasi. Penyelenggaraan aktivitas kesekretariatan IKAB Unhas merupakan hal yang sangat vital guna mendukung lancarnya gerak organisasi.
2. Ruang Lingkup Kesekretariatan
a. Inventaris Organisasi
Inventarisasi organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi milik organisasi sebagai penunjang gerak organisasi. Pengelolaan inventarisasi, antara lain :
1) Inventaris dalam bentuk apapun digunakan untuk kepentingan IKAB Unhas dan di luar IKAB Unhas dengan persyaratan administrasi Kesektariatan umum dan diketahui oleh ketua umum IKAB Unhas.
2) Untuk mengontrol inventaris perlu dibuat daftar inventaris dalam sebuah buku khusus (buku inventaris).
3) Pengelolaan inventaris dilakukan dengan baik oleh bagian kesekretariatan IKAB Unhas.
4) Pengelolaan Inventaris IKAB Unhas oleh Bagian kesektariatan dipertanggungjawabkan kepada ketua umum IKAB Unhas.
b. Buku Organisasi
Buku organisasi adalah semua buku yang diperlukan serta digunakan dalam satu masa kepengurusan yang berfungsi sebagai recording terhadap berbagai kegiatan ataupun segala bentuk administrasi. Buku organisasi antara lain :
1) Buku Inventaris
Buku inventaris adalah buku yang memuat semua data mengenai inventaris organisasi dengan format kolom sebagai berikut:
a) Nomor urut
b) Kode inventaris
• Alat Tulis Kantor : ATK
• Buku : BK
• Elektronik : EL
• Peralatan Olahraga : PO
• Barang Rumah Tangga : BRT
c) Nama inventaris d) Jumlah inventaris e) Asal inventaris
f) Kondisi inventaris ( Baik, Kurang Baik, Rusak )
2) Buku Induk
Buku induk adalah buku yang berisi data diri pengurus harian IKAB Unhas setiap periode kepengurusannya dengan memuat hal- hal sebagai berikut :
a) Nomor urut b) Nama
c) NIM
d) Fakultas/Departemen e) Tempat, tanggal lahir f) Daerah asal
g) Alamat
h) Jabatan/periode i) Kontak
j) Foto
3) Buku Agenda Surat
Buku agenda surat adalah buku yang berisi daftar surat masuk dan surat keluar organisasi dengan memuat hal-hal sebagai berikut : a) Nomor urut
b) Nomor surat c) Tanggal surat d) Dari/tujuan
e) Penerima f) Perihal
4) Buku Kas
Buku kas adalah buku yang berisi daftar pengeluaran dan pemasukan keuangan organisasi
5) Buku Notulensi
Buku notulensi adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat hasil dari pelaksanaan perangkat-perangkat organisasi.
6) Database
Database adalah kumpulan data seluruh mahasiswa penerima bidikmisi Universitas Hasanuddin yang diperoleh dari lembaga kemahasiswaan universitas.
c. Arsip
Arsip adalah dokumen yang menyangkut kepentingan organisasi dan disimpan secara sistematis karena memiliki nilai manfaat yang sewaktu-waktu digunakan. Bentuk-bentuk arsip yaitu sebagai berikut :
1) Surat
2) Nota dan kwitansi
3) Laporan pertanggungjawaban
4) Softfile
5) Foto kegiatan
6) Dokumen-dokumen lainnya yang dianggap penting
C. Administrasi Keuangan
Administrasi keuangan IKAB Unhas adalah keseluruhan proses yang mengatur sirkulasi keuangan baik yang diterima maupun yang dikeluarkan selama periode kepengurusan yang digunakan untuk kebutuhan IKAB Unhas. Cakupan dalam administrasi keuangan antara lain : nota, kwitansi (masuk dan keluar).
Format tabel yang digunakan dalam pencatatan administrasi keuangan memuat hal-hal sebagai berikut :
a) Nomor urut
b) Hari, tanggal pemasukan/pengeluaran kas c) Uraian
d) Debet (Rp) e) Kredit (Rp) f) Saldo (Rp) g) Nomor nota h) Keterangan
BAB III
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ)
Adapun laporan pertanggungjawaban yang dimaksud adalah laporan pertanggungjawaban kepanitiaan dan laporan pertanggungjawaban kepengurusan.
A. Laporan Pertanggungjawaban Kepanitiaan
Laporan pertanggungjawaban kepanitiaan memuat tentang kinerja kepanitiaan dan dilaksanakan paling lambat empat minggu setelah kegiatan. Format penulisan laporan pertanggungjawaban dalam kepanitiaan yang meliputi:
Sampul
Lembar pengesahan
Daftar isi
I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang (landasan AD dan ART, GBHKO, Rapat Kerja, dan
Rekomendasi Mubes)
B. Tujuan Kegiatan ( landasan hasil Rapat Kerja) II. ISI
A. Nama Kegiatan
B. Tema Kegiatan
C. Tempat dan Waktu Pelaksanaan
D. Sasaran kegiatan (landasan hasil Rapat Kerja) E. Gambaran umum kepanitiaan
F. Struktur kepanitiaan ( terlampir ) G. Susunan acara ( terlampir )
H. Indikator keberhasilan (landasan hasil Rapat Kerja) I. Persuratan
J. Anggaran dana
III. LAPORAN DIVISI
A. Deskripsi singkat kegiatan
1. Deskripsi kerja (gambaran tugas pokok dan fungsi dari divisi tersebut serta perencanaan kerja divisi)
2. Evaluasi anggota (indikator penilaian keaktifan anggota divisi)
3. Evaluasi kerja divisi (evaluasi hasil kerja divisi dari tiap anggota berdasarkan tugas masing-masing)
4. Evaluasi pelaksanaan kegiatan a. Pra pelaksanaan
b. Pelaksanaan
c. Pasca pelaksanaan
B. Anggaran dana IV. PENUTUP LAMPIRAN
A. Surat rekomendasi kegiatan
B. SK Kepanitiaan
C. Persuratan
D. Nota
E. Susunan acara
F. Absensi
G. Daftar inventaris kepanitiaan
H. Dokumentasi kegiatan
I. Dokumen-dokumen yang dianggap perlu
B. Laporan Pertanggungjawaban Kepengurusan
1. Caturwulan
Adapun format laporan pertanggungjawaban caturwulan, sebagai berikut:
Sampul
Lembar Pengesahan
Daftar Isi
LAPORAN KETUA UMUM
I PENDAHULUAN
A. Gambaran umum IKAB Unhas
B. Rekomendasi Mubes
II PEMBAHASAN A. Kepengurusan
B. Hubungan eksternal kepengurusan (hubungan eksternal
IKAB Unhas dengan organisasi lainnya)
C. Rencana Strategi IKAB Unhas Untuk Tahap Selanjutnya
III PENUTUP
LAPORAN WAKIL KETUA UMUM
I PENDAHULUAN
A. Gambaran internal IKAB Unhas
B. Program kerja
II PEMBAHASAN
A. Perkembangan program kerja
B. Kepanitiaan di bawah IKAB Unhas selama tahap I
C. Hubungan internal kepengurusan (pengurus dan warga bidikmisi) D. Parameter program kerja keorganisasian tahap I
E. Rencana Strategi pelaksanaan program kerja
III PENUTUP
LAPORAN SEKRETARIS UMUM
I PENDAHULUAN
A. Gambaran umum administrasi IKAB UNHAS B. Pedoman Dasar Administrasi (PDA)
II PEMBAHASAN
A. Administrasi IKAB UNHAS B. Barometer administrasi
III PENUTUP
LAPORAN BENDAHARA UMUM
I PENDAHULUAN
A. Gambaran umum manajemen keuangan
B. Pedoman dasar keuangan
II PEMBAHASAN
A. Kebendaharaan organisasi
B. Kebendaharaan kepanitiaan
C. Grafik anggaran dana kebendaharaan kepengurusan
D. Parameter manajemen keuangan
E. Rencana strategi manajemen keuangan
III PENUTUP
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BIDANG
I PENDAHULUAN A. Deskripsi Bidang B. Keanggotaan
C. Program kerja
II PEMBAHASAN
A. Kondisi keanggotaan.
B. Penanggung jawab dalam program kerja.
C. Program kerja yang terlaksana dan belum terlaksana
D. Kepanitiaan dan LPJ
E. Kendala program kerja dan keanggotaan
F. Parameter keaktifan dan program kerja
G. Rencana strategi program kerja tahap selanjutnya
III PENUTUP
2. Akhir Periode Kepengurusan
Sampul
Lembar Pengesahan
Daftar isi
I PENDAHULUAN
A. Gambaran Umum IKAB Unhas
B. Rekomendasi Mubes
II PEMBAHASAN
A. Pembahasan Umum
1. Kepengurusan
2. Program Kerja
B. Pembahasan Khusus
1. Kondisi Eksternal Kepengurusan
2. Kondisi Internal Kepengurusan
C. Hasil Dan Kendala Selama Periode Kepengurusan
1. Hasil
2. Kendala
D. Landasan Hukum Pelaksanaan LPJ E. Struktur Kepengurusan
III RENCANA PROGRAM KERJA IV REALISASI PROGRAM KERJA A. Bidang
1. Deskripsi Bidang
2. Keanggotaan
3. Kondisi Keanggotaan
4. Matriks Pencapaian Program Kerja
5. Evaluasi Program Kerja
V LAPORAN ADMINISTRASI DAN KEUANGAN A. Administrasi
1. Administrasi Persuratan a. Surat Keluar
b. Surat Masuk c. Surat Mandat
d. Surat Rekomendasi e. Surat Peringatan
f. Surat Pernyataan
g. Surat Permohonan h. Surat Penghargaan i. Surat Ketetapan
2. Administrasi Kesektariatan a. Buku inventaris
b. Buku agenda surat c. Buku kas
d. Buku induk
e. Buku notulensi f. Data base
g. Arsip
B. Keuangan organisasi VI PENUTUP LAMPIRAN
1. Kalender Program Kerja
2. Daftar Ketua Bidikmisi Fakultas (jika ada)
3. Hasil Advokasi (jika ada)
4. Persuratan
5. Nota & Kwitansi
6. Inventaris
7. Dokumen-dokumen lain yang dianggap perlu
BAB IV PENUTUP
Hal-hal dalam pedoman dasar administrasi ini tidak akan ditinjau kembali kecuali terdapat kekeliruan di dalamnya.
Ditetapkan di : Leang-leang
Hari : Senin
Tanggal : 01 Januari 2018
Pukul : 04.58 WITA
Oleh : Presidium Sidang
Tidak ada komentar:
Posting Komentar